Skip to content

Tạo bảng trong Microsoft Access

Tóm lược nội dung

Bài này hướng dẫn cách tạo bảng dữ liệu trong phần mềm Microsoft Access.

Thao tác hướng dẫn được thực hiện trên Access phiên bản Microsoft 365 (ảnh chụp màn hình vào tháng 02.2022). Bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản 2013, 2016, 2019, 2021 và 2024.

Đây là bài viết cũ dành cho học sinh lớp 12 học chương trình trước 2024 (trước khi có chương trình GDPT 2018). Mr School thấy tiếc quá nên chép lại.

Đối với lớp 11 chương trình mới hiện nay, bạn có thể sử dụng hệ cơ sở dữ liệu MySQL và phần mềm Workbench của Oracle.

Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Access

Mở Access và thực hiện các thao tác sau:

  1. Chọn Home.

  2. Click vào Blank database.

    Image title sdsd

    Hình 1. Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu mới

  3. Trong hộp thoại hiện ra, chọn thư mục nơi lưu file và nhập tên file.

  4. Điều chỉnh tên file nếu cần. Đuôi file .accdb đã có sẵn.

  5. Bấm nút Create.

    Image title

    Hình 2. Cách đặt tên tập tin và nơi lưu

Tạo bảng

Một bảng tên là Table1 đã có sẵn. Ta có thể thao tác luôn hoặc đóng lại để tạo bảng mới.

Trong bài này, ta đóng lại bằng cách bấm vào nút X. Lưu ý: Trong phiên bản Access 2016, nút X nằm ở phía xa bên phải.

Image title

Hình 3. Cách đóng tab của bảng đang thao tác

Để tạo bảng mới, ta thao tác như sau:

  1. Chọn tab Create.

  2. Bấm nút Table Design.

    Image title

    Hình 4. Cách tạo bảng mới

Nhập các thuộc tính của bảng

Giả sử ta có lược đồ sau:

HocSinh(MaHocSinh, Ho, Ten, GioiTinh, NgaySinh, NoiSinh, TonGiao, SoDienThoai, MaLop)

Trong đó, tên bảng là HocSinh, còn các thuộc tính được đặt trong ngoặc đơn. MaHocSinh là khóa chính, được quy ước bằng gạch dưới.

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả
MaHocSinh Short Text (7) Mã định danh học sinh
Ho Short Text (30) Họ và chữ đệm
Ten Short Text (10) Tên
GioiTinh Yes/No Giả sử qui ước nữ là 1, nam là 0
NgaySinh DateTime Ngày sinh
NoiSinh Short Text (20) Nơi sinh
QueQuan Short Text (20) Quê quán
TonGiao Short Text (20) Tôn giáo
SoDienThoai Text (10) Số điện thoại di động có tối đa 10 chữ số
MaLop Text (5) Mã của lớp mà học sinh đó đang học

Bảng 1. Bảng HocSinh

Ta lần lượt nhập tên các thuộc tính vào cột Field Name và kiểu dữ liệu tương ứng vào cột Data Type. Cột Description là tùy chọn (optional) nên có thể bỏ qua.

Lưu ý: Đối với tên thuộc tính, không gõ dấu tiếng Việt và khoảng trắng.

Đối với những thuộc tính có kiểu Short Text như MaHocSinh, ta nhập thêm số ký tự tối đa ở mục Field Size bên dưới. Việc này làm cho người dùng chỉ được nhập dữ liệu có số ký tự bằng hoặc nhỏ hơn 7. Nếu người dùng cố ý nhập hơn 7 thì máy tính sẽ không cho nhập tiếp.

Image title

Hình 5. Cách nhập thuộc tính của bảng

Tạo khóa chính

Mỗi bảng có một khóa chính. Khóa chính có thể gồm một hoặc nhiều thuộc tính, dùng để phân biệt các thực thể (mẫu tin) với nhau.

Trong bảng này, khóa chính là MaHocSinh. Nghĩa là, hai học sinh bất kỳ có thể trùng nhau về họ, tên, giới tính, ngày sinh, v.v... (chẳng hạn anh em song sinh), nhưng mã định danh của họ là phải khác nhau.

Để tạo khóa chính, ta thực hiện như sau:

  1. Click chọn MaHocSinh.
  2. Chọn tab Table Design.

  3. Click nút Primary Key.

    Image title

    Hình 6. Cách tạo khóa chính của bảng

Một biểu tượng chìa khóa sẽ xuất hiện ở phía đầu của thuộc tính.

Tiếp đó, ta bấm nút X để đóng bảng lại. Trong hộp thoại xác nhận "Do you want to save... " hiện ra, bạn bấm Yes.

Image title

Hình 7. Hộp thoại xác nhận lưu bảng

Trong hộp thoại Save As hiện ra:

  1. Nhập tên bảng là HocSinh,

  2. Bấm OK.

    Image title

    Hình 8. Cách đặt tên cho bảng vừa tạo

Vậy là xong. Bảng HocSinh sẽ xuất hiện ở panel All Access Objects bên trái.

  • Nếu cần đổi tên, ta click phải vào bảng, rồi chọn Rename.

  • Nếu cần điều chỉnh thiết kế, ta click phải vào bảng, rồi chọn Design View.

    Image title

    Hình 9. Cách đổi tên và chỉnh sửa thiết kế của bảng

Nhập dữ liệu

Để kiểm tra bảng, ta thử nhập một số dòng dữ liệu giả vào bằng cách:

  1. Click đôi bảng HocSinh ở panel bên trái.

  2. Nhập thử hai dòng dữ liệu.

    Lưu ý: Do MaHocSinh là khóa chính, ta không được nhập trùng với mã đã có và cũng không được bỏ trống.

    Image title

    Hình 10. Dữ liệu trong bảng sau khi nhập

Thông thường, khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động lưu. Nếu ta thay đổi độ rộng các cột, thì khi đóng bảng, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận lưu.

Lưu ý

Trong quá trình thao tác, Access tạo ra một file phụ, dung lượng 1 KB, có thể ẩn hoặc hiển thị tùy thuộc thiết lập của Windows. Khi hoàn tất công việc, ta phải đóng cửa sổ chương trình Access, để Windows tự xóa file phụ này và ta không phải lấy nhầm đem nộp.