Tạo bảng trong Microsoft Access¶

Tóm lược nội dung

Bài này hướng dẫn cách tạo bảng dữ liệu trong phần mềm Microsoft Access.

Thao tác hướng dẫn được thực hiện trên Access phiên bản Microsoft 365 (ảnh chụp màn hình vào tháng 02.2022). Bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản 2013, 2016, 2019, 2021 và 2024.

Đây là bài viết cũ dành cho học sinh lớp 12 chương trình trước 2024 (chương trình trước GDPT 2018). Mr School thấy tiếc quá nên chép lại.

Đối với lớp 11 chương trình mới hiện nay, bạn có thể chọn sử dụng một trong số những phương án sau:

Hệ cơ sở dữ liệu MySQL thông qua công cụ phpMyAdmin.
Hệ cơ sở dữ liệu MySQL thông qua công cụ Workbench của Oracle.
Hệ cơ sở dữ liệu PostgreSQL thông qua công cụ pgAdmin.

Tạo tập tin Access¶

Mở Access và thực hiện các thao tác sau:

Chọn Home.
Click vào Blank database.
Trong hộp thoại hiện ra, chọn thư mục lưu trữ và nhập tên tập tin.
Điều chỉnh tên tập tin nếu cần. Đuôi tập tin .accdb đã có sẵn.
Bấm nút Create.

Tạo bảng¶

Một bảng tên là Table1 đã có sẵn. Ta có thể thao tác luôn hoặc đóng lại để tạo bảng mới.

Trong bài này, ta đóng lại bằng cách bấm vào nút X (1).

Trong phiên bản Access 2016, nút X nằm ở phía xa bên phải.

Để tạo bảng mới:

Chọn tab Create.
Bấm nút Table Design.

Nhập các thuộc tính của bảng¶

Giả sử ta có lược đồ sau:

HocSinh(MaHocSinh, Ho, Ten, GioiTinh, NgaySinh, NoiSinh, TonGiao, SoDienThoai, MaLop) (1)

Tên bảng là HocSinh, còn các thuộc tính được đặt trong ngoặc đơn. MaHocSinh là khóa chính, được quy ước bằng gạch dưới.

Bảng HocSinh được mô tả như dưới đây:

Thuộc tính	Kiểu dữ liệu	Mô tả
MaHocSinh	Short Text (7)	Mã định danh học sinh
Ho	Short Text (30)	Họ và chữ đệm
Ten	Short Text (10)	Tên
GioiTinh	Yes/No	Tạm quy ước nữ là 1, nam là 0
NgaySinh	DateTime	Ngày sinh
NoiSinh	Short Text (20)	Nơi sinh
QueQuan	Short Text (20)	Quê quán
TonGiao	Short Text (20)	Tôn giáo
SoDienThoai	Text (10)	Số điện thoại di động có tối đa 10 chữ số
MaLop	Text (5)	Mã của lớp mà học sinh đó đang học

Ta lần lượt nhập như sau:

Nhập tên các thuộc tính vào cột Field Name. Lưu ý: không gõ dấu tiếng Việt và khoảng trắng.
Nhập kiểu dữ liệu tương ứng vào cột Data Type.
Cột Description là tùy chọn (optional) nên có thể bỏ qua.

Đối với những thuộc tính có kiểu Short Text như MaHocSinh, ta nhập thêm số ký tự tối đa ở mục Field Size bên dưới. Việc này làm cho người dùng chỉ được nhập dữ liệu có số ký tự bằng hoặc nhỏ hơn 7. Nếu người dùng cố ý nhập hơn 7 thì máy tính sẽ không cho nhập tiếp.

Tạo khóa chính¶

Mỗi bảng có một khóa chính. Khóa chính có thể gồm một hoặc nhiều thuộc tính, dùng để phân biệt các mẫu tin với nhau.

Trong bảng này, khóa chính là MaHocSinh. Nghĩa là, hai học sinh bất kỳ có thể trùng nhau về họ, tên, giới tính, ngày sinh, v.v... (chẳng hạn anh em song sinh), nhưng mã định danh của họ là phải khác nhau.

Để tạo khóa chính:

Click chọn MaHocSinh.
Chọn tab Table Design.
Click nút Primary Key.

Một biểu tượng chìa khóa sẽ xuất hiện ở phía đầu của thuộc tính.

Tiếp đó, ta bấm nút X để đóng bảng lại. Trong hộp thoại xác nhận "Do you want to save... " hiện ra, bạn bấm Yes.

Trong hộp thoại Save As hiện ra:

Nhập tên bảng là HocSinh,
Bấm OK.

Vậy là xong. Bảng HocSinh sẽ xuất hiện ở panel All Access Objects bên trái.

Nếu cần đổi tên, ta click phải vào bảng, rồi chọn Rename.

Nếu cần điều chỉnh thiết kế, ta click phải vào bảng, rồi chọn Design View.

Nhập dữ liệu¶

Để kiểm tra bảng, ta thử nhập một số dòng dữ liệu giả vào bằng cách:

Click đôi bảng HocSinh ở panel bên trái.
Nhập thử hai dòng dữ liệu.

Lưu ý: Do MaHocSinh là khóa chính, ta không được nhập trùng với mã đã có và cũng không được bỏ trống.

Thông thường, khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động lưu. Nếu ta thay đổi độ rộng các cột thì khi đóng bảng, Access sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận lưu.

Về các tập tin liên quan

Trong quá trình thao tác, Access tạo ra một tập tin phụ, dung lượng 1 KB, có thể ẩn hoặc hiển thị tùy thuộc thiết lập của Windows.

Khi hoàn tất công việc, ta phải đóng cửa sổ Access để Windows xóa tập tin phụ này, giúp ta không bị nhầm lẫn giữa các tập tin.